保守作業と改修作業について

業務システムを利用している会社ではそのシステムに関する保守やメンテナンスをIT会社に委託していることがあると思います。その場合、月次や年次で保守料やメンテナンス料を支払っていることでしょう。そして、軽微な処理やデータの修正などを行います。また、何か予期せぬトラブルが発生した際は、保守、メンテナンスをしていることでその解決方法が早く見つかり、対応できることがあります。業務でシステムを利用する以上は必ず、保守、メンテナンスが必要であることは言うまでもありません。

ところが、この保守、メンテナンスに関わる作業とシステムの改修を行う作業は別のことであるという認識が無い、またはその認識のレベルが低い利用者が多いことも事実です。そのことがITシステムを上手く活用できていないことに繋がっていることもあります。利用していたシステムに関して、月日の経過とともに改善してみたり、変えてみたりする作業は改修作業にあたります。または業務の変化に伴い、システムの機能に変化を加えたり、直したりすることも当然、改修作業になります。そして、改修作業になるということは金額の大小はありますが、かならず回収作業費用が発生することになります。

一度、作り上げれば便利に利用できる業務システムですが、作り上げる際に掛かるイニシャルコストの他に、そのシステムを利用するために掛かるランニングコストがあります。さらに、そのシステムを長期間に渡って利用しているとそのための改修作業などで新たにコストが発生します。しかし、それらのコストはシステムが利用できないことにくらべると効率性などで費用対効果は勝っており、トータルで考えるとコストダウンに繋がっていることがほとんどです。

システムは万能ではありません。利用者の依頼した一つ一つの処理を正確に早く実行できるとても便利な道具です。そのことをしっかり理解した上で上手に活用することが大切です。過度にシステムに期待をしすぎても、それは利用者のフラストレーションを増やしてしまいます。作業をする使用者とそれを補助する道具であるシステムとのバランスをよく考えて運用することで業務は改善されたり、成長したりします。システムの保守、メンテナンスと必要に応じた改修を行って、より良いシステムをより長く運用することができます。そのことで業務の快適な遂行ができるようになるのではないでしょうか。