ソフトウェアの上手な活用法について

会社で仕事をする中でソフトウェアの活用は不可欠なことになりました。今やパソコンができない人はいないのではないかと思うほど、当たり前のことになっております。そして、業務においては何かしらのソフトウェアを使用しています。例えば無意識にウェブサイトを閲覧していますが、その際はウェブブラウザというソフトを使っていることになります。そしてウェブブラウザには多くの種類が存在し、それぞれの特徴があります。また、メールで連絡を取る時もメールソフトを使っていることになります。

ところが情報セキュリティーを重視する会社やＩＴリテラシーの高い会社以外の多くの会社では、業務で使うソフトウェアの選定をその業務を行う社員に委ねていることがあります。その際に作業担当者は自分の使いやすいソフトウェアや自分の得意なソフトウェアで仕事を進めます。しかし、そのことで問題が起こることがあります。例えば、メールソフトの選定や設定をパソコンの使用者に任せていたところ、会社のメールの送受信に不具合が起きて、送ったはずのメールが取引先に届かない、取引先からのメールが会社の誰も受け取れないなどのトラブルです。

また、自分はエクセルが得意だからと言ってどんな書類でもエクセルで作ってしまい、その書類が他の部署に回って正式な書類作成をする際に、取引先に対してはワードで提出しなければならないのですべて作り直して作業をしているなどということもよくある事象で、ＩＴ活用しているにも関わらず、作業の無駄やミスの多発が起こるなどというケースもあります。もし、会社内で個人の好き嫌いや得意不得意に任せず、統一したルールや指導があればこのようなことは起こりません。

社内ＳＥまではいかないにしても、社内にシステムアドミニストレータのような人材がいれば、ソフトウェアの日常的な運用・管理はとても効果的になり、業務遂行に大いに役立ちます。作業担当者の目線でソフトウェアを選ぶのではなく、業務の特徴や目的に合わせて活用するソフトウェアを選ぶ、もしその際に作業担当者のスキルが足りなければ、きちんとそのソフトウェアを使うことができるように社内や外部の専門業者から指導やレクチャーを受けて業務のためのスキルアップを行うことが大事です。例えＩＴに関する知識やスキルが多少あったとしても、組織の一員としての意識が足りず自分勝手なソフトウェアを使用して、そのことを自慢している人材や鼻にかけている人材は、本当の意味でＩＴスキルが高い人材と言えるのだろうかと疑問に思う人も多いのではないでしょうか。